文秘基本知识
一、目前我国职业秘书鉴定的主要类型（秘书证书种类）
1、 全国秘书证书（劳动和社会保障部）
是国家劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试,一般每年举办两次,在六月份和十一月份各开考一次.考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。
证书级别：秘书职业共设三个等级，分别为初级、中级、高级。并分为秘书及涉外秘书两大类
考试内容：文书写作、公关礼仪、档案管理、办公室自动化、办公室工作、法律与经济管理概论、外语（英、日、俄等）。
所需知识：考试分理论知识考试和技能操作考核，均采用百分制。涉外秘书还需加试外语，分为笔试和听力。技能操作考核的设备包括微型计算机及打印机、复印机、录音机、录像机、照相机、摄像机、投影设备、电话机等。
证书价值：是在国内从事秘书职业的资格准入证明。
持证人数：与一些刚刚开始认证的资格证书不同，自从1998年秘书职业资格考试开始推广，至今获得秘书国家职业资格证书人数已达17万之众。
从业前景：尽管持秘书证的人数众多，但不意味着考秘书证的热度会下降。据了解，2002年上半年参加考试人数比去年同期增长26%。这跟招聘单位对秘书证书的看重以及人才市场对高质量、高水平秘书人才的需求是分不开的。一位优秀的高级秘书，对一个企业来讲还是可遇不可求的事。另外，据了解，劳动部和社会保障部将在秘书职业初、中、高级的基础上，推出企业行政管理师和高级企业行政管理师的考试，甚至考虑将全国统考职业与相应的国际证书结合起来。相信，秘书这个古老的行业会有广阔的前景。
2、剑桥秘书证书（英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心）
考试内容：包括核心课程、文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程，速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。
考试方式：采用作业设计和实践考核等方法考察工作技能的掌握程度。
考试等级：分初级、中级和高级三个等级。
考试时间：年底推出2至3个模块考试。
报名条件：对考生没有条件限制。
证书价值：在获得证书之后，学生可以选择就业或继续深造。
3、LCCIEB秘书证书（英国伦敦工商会考试局）
考试内容：办公程序、速记等。
考试等级：I、II、III级，每一级的考试成绩又分为三个级别。
考试时间：每年有四次定期（Series）考试，也可以根据需要组织即期（OnDmand）考试。
证书价值：国际认可的职业资格证书，获得学员可继续进修专业资格文凭；到国外大学进一步深造（世界上许多大学都把LCCIEB证书作为入学条件之一）。
补充：日本秘书资格考试
日本主要有秘书技能考试和CBS考试
（1）秘书技能审定考试 日本实务技能审定协会为检验秘书水平而举办的定期测试。自1973年开始实行的考试。每年春、秋二季举行，考场设于全国的都道府县。根据日本文部省通过的“秘书技能审查基准”，考试范围包括秘书理论（秘书素质、业务知识、一般知识），秘书实务（接待、仪表、技能）两部分。报考者不受学历、年龄、性别、实际经验的限制，并可根据自己的水平选择三级测试（其中第三级为初级、第二级为中级、第一级为高级）中的一种。考试均为笔试，一级测试合格者要参加面试。考试成绩在60分以上者为合格。
（2）日本CBS考试 被证明会使用两种语言秘书的考试。是日本秘书协会单独制定审查标准的考试。以懂日语和英语、有实际工作经验的年轻女秘书为对象，从1979年开始实行。考试内容：（1）秘书所需要的正确的日语和基础英语的知识和应用能力；（2）秘书的适应性、人际关系、经营道理；（3）秘书业务和秘书技能；（4）日、英两国语言面试。
二、公文的格式
（一）用纸及包装
A4纸，上空白：37m+(-) 1mm, 左空白：28mm+(-)1mm 版心（公文正文部分）尺寸：156mmx225mm（不含页码），正文字体 3号仿宋
（二）文头格式
1、 发文机关标识 位于公文眉首，居中排列，发文机关全称，居上边距25mm
2、密级和分数序号 左上角顶行写
3、发文字号：机关代字、年代、序号、组成 ,位置处于发文机关标识正下方，有签发人的与签发人左右对称，
作用：统计发文数量，便于引用和查询
4、 签发人 一般只用于上行文 ，位置在发文字号的右侧 字体用3号仿宋字，多个签发人的在起一行，在首位签发人下依照顺序排开，红色反线顺次下移，使发文字号与最后一个签发文处在同一行，并与红反线距离为4mm
5、 公文标题 标明文件主要内容，由发文机关名称、事由和文种三部分构成，在发文机关与事由之间通常用关于、对、连接，在事由与文种之间用“的”连接。
6、题注 对标题的注解和说明 不太常用，在需要下发的会议纪要等特殊文件上用
7、收（受）文者 指公文的受理机关，包括主送机关和抄送机关，主送机关是要负责对公文进行办理或答复的机关，抄送机关只需执行或了解公文内容的机关或部门。标注收文者要使用全称、规范的简称或统称。
8、正文 公文的主体部分，按照一文一事的要求，由开头、主题、结语三段式构成，需要使用规范的书面语言。
9、附件及附件说明 附件包括两种，一种是和公文正件具有同等效力的，其作用在于进一步补充完善公文正件内容，另一种供参考的附件，主要是为收文者办理公文提供参考，像转发的公文排版装订上连续排版，页码顺次排列；附注，是对公文中涉及到的一些特殊事项的专门说明，专业术语比如一件预防厄尔诺现象发生的通知，厄尔诺太专业可在文件后附注中说明，附注必须加括号标注。
10、成文日期
11、公文生效标示 用印生效 ，注意用印位置；领导人签署生效，令中应用多；用印签署同时；两者都不用的
12、主题词 参照公文主题词表 ，相当于论文中关键词，一般不超过5个，公文内容为特征主题词写前面，表明文种写后面
13、抄送机关
14、印发说明 包括印制单位、分数等
三、公文行文规则
（一）行文的总原则：行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
（二）党的机关行文关系、行文方式及需要注意的问题：
1行文关系
（1）上下级之间领导和被领导的关系。
（2）上下级之间业务指导和被指导的关系。
（3）平行机关或不相隶属机关之间的关系。
注意事项：
在实践中，还应从法理学、行政管理学和党的执政地位去认识。
2行文方式
（1）上行文：下级机关、组织向上级机关、组织的行文。
①逐级上行文：下级机关向直接上级机关请示、报告工作。
②多级同时上行文：下级机关同时向上级机关和更高一级机关行文。主要用于报告突发事件或重大自然灾害。
③越级上行文：下级机关越过直接上级机关向更高一级机关直至中央行文。一般用于揭发、控告直接上级机关等特殊情况。
注意事项：
向上级机关行文应主送一个上级机关，如需其他机关阅知，可以抄送；请示应一文一事；涉及多部门的事项应协商一致；请示件不能直送领导；对不符合行文规则的上报公文，上级机关秘书部门可退回下级呈报机关。
（2）下行文：上级机关向所属下级机关的行文。
①逐级下行文：上级机关对直接下级机关行文。
②多级下行文：上级机关直接行文到下属几级机关。
注意事项：
党委各部门要根据各自职权范围行文；部门之间对同一问题未取得一致意见，不得各自向下行文；向下级机关的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级机关。
（3）平行文：同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用“函”行文。
（4）联合行文：两个以上平行机关之间就同一事项联合发文。
（5）受双重领导的机关行文：受双重领导的机关向上级机关行文，要写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其另一上级机关。
四、函的写作
函的适用范围
平行文，适用于不相隶属机关之间互相商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。使用不受系统、部门、行业、地域的限制。
注意：按照规定，政府各职能部门相互之间、和下级政府对应职能部门之间可以行文，但一般不得向下一级政府行文，若要行文也仅限以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
函的分类
商洽函 多用于行政机关和社会团体、企事业单位之间 双双承诺具备法定效力，否则视具体情况定
问复函 不相隶属部门之间因工作需要用，有隶属关系上下级之间；上对下可用函，反之不可
请准函 像不相隶属主管机关请求批准或答复审批事项（“县官不如现管”），主管部门答复用审批函。双方不能用请示报告的形式来回
函的拟写
商洽函 体现商量、接洽性质，表明态度和要求 ；问复函 问得清楚，答得明白；请准函类似请示批复，一方明确请准原因事项，一方明确答复。
注意事项
1、用语谦敬，尊重对方 结尾：如不知贵方意见如何，请告知；恳请贵方大力协助，不胜感激 ；请予以接洽是荷。等
2、格式特别，注意区分
信函式格式
开头
xxx：
因 xxxxx,需到贵单位办理xxxx手续，现派我单位xxx前去办理，请予以接洽是荷。
特此函达。
3、结语固定，据事选择。
有不少固定词组。如特此函告，特此函商；特此函复；特此函询等。
五、接待工作中座次安排常识及接待礼仪
一、关于会议主席台座次的安排
（ 1 ）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。
（ 2 ）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。
（ 3 ） 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。
主席台人数为奇数时
7 5 3 1 2 4 6
1 1 1 1 1 1 1 1（观众席）
主席台人数为偶数时
7 5 3 1 2 4 6 8
1 1 1 1 1 1 1 1（观众席）
二、关于宴席座次的安排
宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面， 1 号客人在主陪的右手， 2 号客人在主陪的左手， 3 号客人在副主陪的右手， 4 号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。
中餐桌
1 主陪 2
4 副陪 3
西餐桌
1 主陪 2
4 副陪 3
三、仪式的座次安排
签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。
四、关于乘车的座次安排
小轿车 1 号座位在司机的右后边， 2 号座位在司机的正后边， 3 号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则 3 号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排， 1 号座位在临窗的位置。
乘车座次安排
1号首长 2号首长
秘书 司机
